Mengetahui Pentingnya Memiliki SOP

Di tingkat IKM, Standard Operating Procedure (SOP) seringkali diabaikan oleh para produsen. Hal ini tidak lain karena kesan SOP adalah rumit dan penuh dengan aturan-aturan yang ketat. IKM seringkali masih menggunakan ingatan dan arahan langsung dari pemilik atau tidak memiliki catatan yang baku terkait proses produksi yang dijalankan. Padahal, jika ingin memperluas dan memperbesar skala bisnis yang dijalanakan, SOP mutlak perlu dilakukan untuk dapat memastikan proses produksi dapat berjalan sesuai dengan kualitas yang telah ditetapkan dan memiliki tingkat konsistensi yang tinggi. Apalagi terjadi dengan kualitas produk yang buruk atau tidak konsisten akan menghilangakan reputasi usaha dan kepercayaan pelanggan loyal. Atau terjadi suatu kecelakaan dalam kerja yang membuat lingkungan kerja tidak kondusif.

SOP adalah sekumpulan instruksi atau kegiatan yang dilakukan perusahaan guna menyelesaikan pekerjaan secara aman, tanpa dampak merugikan dengan mematuhi berbagai regulasi terkait, serta memenuhi persyaratan operasional dan produksi. SOP ini haruslah sesuatu yang merupakan kesepakatan tertulis yang berisi aturan, kebijakan, spesifikasi teknis yang harus digunakan secara konsisten untuk menjamin proses, produk, dan jasa yang sesuai dengan tujuan dan kualitas yang ditentukan. Dalam hal ini, ada enam alasan utama mengapa SOP penting untuk dimiliki dan dijalankan yakni:

1. Mengetahui peran dan posisi masing-masing unit kerja di dalam suatu unit usaha;
2. Memberikan kejelasan mengenai proses kerja dan tanggung jawab;
3. Menjelaskan keterkaitan mengenai proses kerja dan tanggung jawab;
4. Menjaga konsistensi dalam menjalankan proses kerja;
5. Meminimalisir terjadinya kesalahan dalam melakukan proses kerja;
6. Membantu melakukan evaluasi terhadap setiap proses kerja.

Untuk membuat suatu SOP diperlukan beberapa kriteria dan format yang berguna untuk standarisasi dokumen. Meski tidak ada aturan baku terkait panjang-pendeknya suatu SOP, pembuatan SOP yang ringkas namun mudah dimengerti dapat menjadi poin yang bagus untuk dapat diterapkan. Pembuatan SOP ini juga harus disesuaikan dengan kebutuhan unit usaha sehingga dapat menjadi sebuah SOP yang efektif dan efisien. Dalam Menyusun SOP, setidaknya ada tujuh kriteria SOP yang dapat dijadikan acuan yaitu:

1. Spesifik
2. Lengkap
3. Mudah dipahami
4. Mudah diaplikasikan
5. Mudah dikontrol
6. Mudah diubah
7. Mudah di telusur, dan
8. Mudah diaudit

Dalam penyusunan SOP, setidaknya ada tiga aktivitas yang dapat dikelompokkan yakni proses input, output, dan verifikasi serta validasi. Dalam input, ada rekomendasi pengendalian risiko, pemetaan risiko dan justifikasi kontrol. Setelah itu, dapat dilanjutkan dengan penyusunan struktur dan konten SOP, serta pembuatan dokumen SOP keamanan asset informasi. Untuk proses output, beberapa hal yang dilakukan seperti perancangan dokumen SOP dan pada proses verifikasi dan validasi dapat dilakukan kepada atasan masing-masing kegiatan produksi yang bertanggungjawab berdasarkan hasil uji lapangan dan diskusi tim. Untuk penyusunan diagram alir yang dibutuhkan, perlu juga diketahui legenda-legenda yang akan digunakan.

Jika IKM masih merasa kesulitan mengenai hal ini, saat ini jasa untuk konsultasi terkait dengan pembuatan SOP juga telah banyak berkembang. Seperti yang dilakukan oleh Magfood. Magfood sangat mengapresiasi inovasi dan perkembangan untuk kemajuan IKM di Indonesia. Oleh karena itu, Magfood memiliki banyak jenis jasa seperti konsultasi serta pengadaan pusat pengembangan produk usaha yang dapat dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan IKM. Jika berminat dengan jasa ini, Anda dapat melakukannya dengan langkah-langkah berikut:

1. Para pengusaha Makanan dan ingin melakukan pengembangan baik untuk usaha saat ini ataupun unit usaha baru dapat menghubungi dan menginformasikan terkait usaha yang dimiliki dan pengembangan yang akan dilakukan melalui 0811 1397161 (Endah)/ 0855 8800207 (Errin);
2. Selanjutnya, calon clientdan tim Magfood dapat melakukan kordinasi langsung secara online / tatap muka/sesuai kesepakatan, untuk membahas lebih detail terkait usaha yang sdah berjalan, proses pengembangan dan scoop project yang akan dilakukan;
3. Setelah itu, tim Magfood akan melakukan kordinasi secara internal terkait proses pengembangan tersebut;
4. Jika, project tersebut disepakati. Maka, kami akan mengirimkan Surat Penawaran kerjama project dengan Scoop dan biaya tertentu untuk mendapatkan hasil yang lebih maksimal.

Untuk mengikuti program coaching clinic serta informasi produk dan jasa yang disediakan oleh PT Magfood Inovasi Pangan dapat menghubungi marketing@magfood.com/  customerservice.magfood@yahoo.com sedangkan untuk menjadi distributor dan order partai besar/perusahaan, pengembangan produk/bisnis serta makanan dapat melalui : 0855 8800207/  0811-1397-161

Referensi:

Pedoman Pembuatan Standar Operating Procedures (SOP) – Badan Penjaminan Mutu, Univeristas Al Azhar Indonesia